6.3 Coordinamento tra i soggetti coinvolti nel SCIGR

Le regole e le procedure adottate da Snam nell’ambito dello SCIGR e dello SCIS assicurano un adeguato coordinamento tra tutti i soggetti coinvolti.

In particolare, i flussi informativi che assicurano il coordinamento tra i soggetti del SCIGR e il Consiglio di Amministrazione si articolano attraverso:

1. l’esame da parte del Consiglio di Amministrazione dei pareri e delle relazioni predisposti dai soggetti coinvolti nel SCIGR;
2. le informative rese al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale dal Presidente del Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate e la presenza del Collegio Sindacale alle riunioni del Consiglio di Amministrazione; e
3. la partecipazione alle riunioni del Consiglio di Amministrazione e del Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate, per gli argomenti di rispettiva competenza, dei responsabili delle funzioni di controllo e del Dirigente Preposto.

Il Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate e il Collegio Sindacale di Snam:

• sono destinatari di flussi informativi da parte dell’Internal Audit, da parte delle altre funzioni di controllo della Società (i.e. Enterprise Risk Management e Compliance), dell’Organismo di Vigilanza e della Società di Revisione Legale. Acquisite dette informazioni, si riuniscono per valutare le risultanze emerse;
• ricevono dal Dirigente Preposto un rapporto semestrale e un rapporto annuale sulla valutazione dello SCIS e sul rispetto delle procedure amministrativo-contabili e una relazione annuale sull’assetto organizzativo, amministrativo e contabile del Gruppo Snam.

Inoltre, il Collegio Sindacale di Snam - in qualità di “Comitato per il controllo interno e la revisione contabile” ai sensi del D.Lgs. 39/2010 - vigila sul processo di informativa finanziaria e riceve, pertanto, dalla Società di Revisione Legale una relazione sulle questioni fondamentali emerse in sede di revisione legale.

L’Amministratore Delegato, quale Amministratore Incaricato:

• riceve flussi informativi periodici dal Dirigente Preposto sugli aspetti di maggior rilievo dello SCIS e sui risultati delle attività di monitoraggio, e condivide con quest’ultimo il rapporto semestrale e annuale sullo SCIS e la relazione annuale sull’assetto organizzativo, amministrativo e contabile del Gruppo Snam, da sottoporre al Consiglio di Amministrazione di Snam;
• riceve dal Responsabile di Internal Audit: (i) le relazioni periodiche e le relazioni su eventi di particolare rilevanza predisposte dal Responsabile di Internal Audit, anche con riferimento alle attività di audit svolte presso le Controllate; (ii) le segnalazioni riguardanti Snam e le Controllate, raccolte dal Responsabile Internal Audit in un report trimestrale; (iii) le richieste di svolgimento di interventi di audit non previsti nel Piano di Audit; (iv) e informazioni in merito agli interventi di audit afferenti aree sulle quali sono in corso indagini delle Autorità Pubbliche;
• riferisce tempestivamente al Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate e/o al Consiglio di Amministrazione, in occasione della prima riunione utile, sulle criticità e le problematiche riguardanti lo SCIGR.

Sono previsti i seguenti flussi informativi da parte dell’Organismo di Vigilanza verso il vertice societario:

• continuativo, nei confronti dell’Amministratore Delegato, il quale informa il Consiglio di Amministrazione nell’ambito dell’informativa sull’esercizio delle deleghe conferite;
• semestrale, nei confronti del Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate e del Collegio Sindacale; a tale proposito, è predisposto un rapporto semestrale relativo all’attività svolta con segnalazione dell’esito delle verifiche e delle innovazioni legislative in materia di responsabilità amministrativa degli enti; in tale occasione, sono organizzati incontri dedicati con il Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate e il Collegio Sindacale; il rapporto semestrale è trasmesso inoltre al Presidente e all’Amministratore Delegato e ne è data informativa al Consiglio di Amministrazione;
• immediato, ove risultino accertati fatti di particolare materialità o significatività, nei confronti del Comitato per il Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate e del Collegio Sindacale, previa informativa al Presidente e all’Amministratore Delegato.

Sono, altresì, previsti flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza da parte del management.

Il Dirigente Preposto, sentita la Società di Revisione e il Collegio Sindacale, valuta con il Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate il corretto utilizzo dei principi contabili e la loro omogeneità ai fini del bilancio consolidato ed è tenuto a concordare con il Responsabile Internal Audit la proposta di Piano di Audit da sottoporre all’approvazione del Consiglio di Amministrazione di Snam. Tenuto conto delle specifiche responsabilità affidate al Dirigente Preposto nell’ambito dello SCIS, il Dirigente Preposto è destinatario di flussi informativi provenienti da altri soggetti, organi e funzioni della Società e delle Controllate³⁷.

La Funzione Internal Audit riceve e fornisce informazioni attinenti il SCIGR, secondo quanto previsto dalle Linee di Indirizzo. In particolare:

• acquisisce le indicazioni e valutazioni dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali nonché degli Organismi di Vigilanza di Snam e delle Controllate ai fini della formulazione della proposta di Piano di Audit, per la successiva approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione;
• invia i rapporti di Internal Audit relativi a ciascun intervento di audit effettuato al Presidente del Consiglio di Amministrazione, al Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate, al Collegio Sindacale, all’Amministratore Delegato e al top management delle strutture sottoposte ad audit, al Dirigente Preposto, e, per gli aspetti di competenza, all’Organismo di Vigilanza. Per gli interventi di audit effettuati sulle Controllate, i rapporti vengono altresì trasmessi al Presidente del Consiglio di Amministrazione, all’Amministratore Delegato nonché agli organi di controllo e di vigilanza delle Controllate stesse;
• assicura un flusso informativo trimestrale in favore all’Organismo di Vigilanza di Snam e delle Controllate riguardante le valutazioni di sintesi relative agli interventi di audit svolti e lo stato di attuazione delle azioni correttive;
• con specifico riferimento allo SCIS, comunica ai Responsabili di Funzione coinvolti gli esiti delle attività di monitoraggio indipendente effettuate;
• adempie agli obblighi informativi previsti dalla Procedura Segnalazioni Anonime e, segnatamente, predispone un report trimestrale sulle segnalazioni che viene trasmesso dal Responsabile Internal Audit, al Presidente del Consiglio di Amministrazione, all’Amministratore Incaricato, al Collegio Sindacale, al Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate, alla Società di Revisione Legale, al Legale Anticorruzione, all’Organismo di Vigilanza.

La Funzione Enterprise Risk Management riceve flussi informativi dalle funzioni e dalle strutture di volta in volta competenti di Snam e delle Controllate ed elabora e trasmette ai diversi livelli aziendali i report di sintesi aventi a oggetto l’identificazione, la valutazione e la gestione dei rischi. In particolare, riferisce: (i) al Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate, al Collegio Sindacale e all’Organismo di Vigilanza di Snam, a seconda dei casi, almeno ogni tre o sei mesi; (ii) al Collegio Sindacale delle Controllate e agli Organismi di Vigilanza di Snam e delle Controllate almeno ogni sei mesi; (iii) al Dirigente Preposto (per il tramite della Funzione SCIS) in merito: (a) alle risultanze del processo di Enterprise Risk Management e (b) a eventuali rilievi riguardanti lo SCIS.

Infine, la Funzione Legale e Compliance relaziona periodicamente al Comitato Controllo e Rischi e Operazioni con Parti Correlate, al Collegio Sindacale e all’Organismo di Vigilanza, in particolare al fine di esaminare le tematiche di compliance con riferimento, tra l’altro, a eventuali criticità e/o possibili indicazioni di miglioramento, nonché lo stato del contenzioso legale della Società; in tale contesto viene, altresì, trasmessa una relazione sulle attività di verifica, formazione, valutazione e monitoraggio previste dalle procedure in materia di anticorruzione.